Praca zdalna

WPROWADZENIE

Pandemia przyczyniła się do tego, że praca zdalna na dobre zagościła w większości firm, dlatego ustawodawca musiał dokonać regulacji prawnych w tym zakresie i tak z dniem 7 kwietnia 2023 r. weszły w życie przepisy porządkujący te kwestie.

CZYM JEST PRACA ZDALNA

Kodeks Pracy określa pracę zdalną jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.

Wyróżniamy trzy rodzaje pracy zdalnej;

• Całkowitą
• Hybrydową
• Okazjonalną.

Całkowita praca zdalna jest w całości wykonywana w formie zdalnej. Hybrydowa jest podzielona na część realizowaną zdalnie i część wykonywaną w zakładzie pracy. Natomiast praca zdalna okazjonalna wykonywana jest zawsze na wniosek pracownika, a jej roczny wymiar nie może przekraczać 24 dni.

Pracodawca może również polecić wykonywanie pracy tylko w formie zdalnej w szczególnych okolicznościach. Będzie o nich mowa, gdy zostanie ogłoszony stan zagrożenia epidemicznego lub stan nadzwyczajny, a takim będzie przykładowo ogłoszenie na terenie kraju stanu klęski żywiołowej.

OBOWIĄZKI BHP PRZY PRACY ZDALNEJ

Wprowadzenie w firmie pracy w formie zdalnej bez względu na jej rodzaj niesie ze sobą konieczność wypełnienia przez pracodawcę obowiązków w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pierwszym krokiem będzie ustalenie zasad z tym związanych obowiązujących w danej firmie. Pracodawca realizuje to poprzez jedną z poniższych form:

• Porozumienie z zakładową organizacja związkową- jeżeli taka funkcjonuje.
• Regulamin
• Porozumienie z pracownikiem
• Polecenie pracy zdalnej

Pracodawca wyposaża pracownika w niezbędne materiały i narzędzia pracy.

Uwaga! Do takich na pewno nie zaliczamy biurka czy krzesła.

Mowa tu np. o sprzęcie komputerowym czy dostępie do wymaganych do pracy programów.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik używał prywatnych narzędzi o ile strony stosunku pracy tak ustalą.

Drugim i kluczowym krokiem będzie analiza i ocena ryzyka zawodowego na stanowisku pracy w formie zdalnej. Na podstawie tego dokumentu pracodawca jest zobligowany przygotować informację, która jasno będzie określać między innymi zasady i sposoby organizacji tego rodzaju pracy z zachowaniem zasad ergonomii stanowiska pracy, wykonywania pracy w sposób bezpieczny i higieniczny, opisu zadań po zakończonej pracy oraz zasad zachowania się pracownika w sytuacjach stwarzających zagrożenie. Należy zapoznać pracownika z tą dokumentacją tak aby zawarta w nich informacja była dla niego jasna i zrozumiała. Pracownik potwierdza ten fakt pisemnie.

SZKOLENIA BHP

Szkolenia BHP przy pracy zdalnej odbywają się zgodnie z obowiązującymi przepisami z uwzględnieniem dwóch przypadków opisanych poniżej.

1. Przed dopuszczeniem nowozatrudnionego pracownika administracyjno-biurowego do pracy w formie zdalnej szkolenie wstępne w dziedzinie BHP, może w całości odbyć się za pośrednictwem komunikacji elektronicznej.
2. Nawet jeżeli pracodawca jest zwolniony z obowiązku organizacji szkoleń okresowych na stanowiskach administracyjno-biurowych, zwolnienie to nie będzie miało zastosowania do tej grupy stanowisk, jeżeli wykonują oni pracę w formie zdalnej.

PRACOWNICY UPRZYWILEJOWANI 

Pracodawca nie ma obowiązku wprowadzania w swojej firmie pracy w formie zdalnej. Nawet jeżeli nie zdecyduje się na takie rozwiązanie, musi liczyć się z tym, że są pewne grupy pracowników, które mogą o nią zawnioskować i co do zasady pracodawca ma obowiązek zorganizowania pracy dla nich w takiej formie.

Ustawodawca określił grupy pracowników uprzywilejowanych, którzy mimo braku wprowadzenia w firmie pracy w formie zdalnej mogą o taką wnioskować. Do grupy tej zalicza się:

• pracowników sprawujących opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności;
• pracowników wychowujących dziecko/dzieci do lat 4;
• pracownice w ciąży;
• rodziców dzieci posiadających zaświadczenie, o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”;
• rodziców dzieci niepełnosprawnych oraz posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego bądź opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka czy orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Pracownikom tym  pracodawca nie może odmówić możliwości pracy w formie zdalnej o ile wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Przykład: Pracodawca prowadzący warsztat samochodowy ma prawo odmówić mechanikowi- ojcu dziecka niepełnosprawnego organizacji pracy w formie zdalnej. Decyzja będzie uzasadniona rodzajem wykonywanej pracy.

PODSUMOWANIE

Pracodawca może, ale nie musi wprowadzać pracy w formie zdalnej w swojej firmie. Jeżeli się na to zdecyduje ma obowiązek określenia jej zasad w dokumentacji wewnątrzzakładowej lub w porozumieniu z pracownikiem. Musi dokonać analizy i oceny ryzyka zawodowego na podstawie, której sporządzi informację, która jasno przekaże pracownikowi zasady organizacji tej pracy. Kolejny krok to wyposażenie pracownika w materiały i narzędzia pacy.

Należy pamiętać, że mimo szczególnego rodzaju jakim jest praca w formie zdalnej i ograniczonej możliwości oddziaływania na nią pracodawcy, nadal spoczywają na nim ogólne obowiązki zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, które podlegają kontroli instytucji państwowych.

NIP 6292220638